Le métier d'Office manager

Les responsabilités d’un office manager dépendent de sa fiche de poste. Cependant, dans les grandes lignes, voici les principales missions qui lui sont attribuées :

• Assister le directeur ;
• Assurer ou soutenir la gestion administrative et la gestion des services généraux ;
• Veiller à la fluidité des échanges entre la direction, les différents départements et les employés ;
• Gérer les plannings, organiser les agendas et planifier les réunions ;
• Gérer la trésorerie dans certaines entreprises ;
• Répondre aux appels téléphoniques ;
• Assurer la coordination avec les fournisseurs et les partenaires.

• Dans les TPE : l’office manager y est très polyvalent avec des tâches variées qui concernent l’administratif, la comptabilité, la gestion du personnel ou encore la logistique.
• Dans les PME : son rôle est davantage axé sur la coordination et la gestion, afin de faire le lien entre la direction et les départements. 

De nombreux secteurs privés recrutent ce profil, notamment les nouvelles technologies, le secteur du droit (comme les cabinets juridiques) et le secteur financier, en particulier les cabinets comptables.

En général, il passe la majeure partie de son temps dans son bureau.

L’office manager peut également travailler en tant que professionnel indépendant. Ce statut est plus rare, mais offre une plus grande polyvalence, car certaines TPE cherchent à recruter des collaborateurs externes, n’ayant pas toujours les moyens de financer un office manager à temps plein. 

L’office manager est souvent perçu comme la version anglo-saxonne de l’assistant de direction. Mais dans les faits, ces deux métiers présentent des différences notables.

• L’assistant de direction est principalement chargé de réaliser des tâches administratives et organisationnelles ;
• Tandis que l’office manager occupe un rôle plus transversal et managérial. Il organise et pilote directement la gestion administrative, le suivi du personnel, etc. Son champ d’action est plus large.

Au niveau de leur quotidien, l’assistant de direction travaille presque exclusivement auprès du directeur de la structure, tandis que l’office manager fait le lien entre la direction et les autres départements.

Le métier d’office manager est accessible avec un bac+2/+3/+5 en management, en gestion des organisations, en comptabilité ou en ressources humaines. 

Formations après le baccalauréat :

Il est possible de faire un BTS Gestion de la PME ou un BTS Assistant de gestion PME-PMI.

Plusieurs Bachelor en trois ans préparent également à l’emploi, notamment le Bachelor Ressources Humaines & RSE de l’ISC Paris. 

Ce diplôme, proposé au campus d’Orléans, est reconnu pour sa dimension professionnalisante. Il est disponible en alternance en 3e année afin d’acquérir une expérience professionnelle qui augmente l’employabilité de l’étudiant.

Formations bac+5 : 

Pour ceux qui souhaitent se professionnaliser davantage, plusieurs masters sont à considérer :

• Master en Conseil et Gestion de Projet
• Master en Expertise Juridique et Fiscale
• Master International Business & Management (100 % en anglais)

Au fil des années, s’il dispose des compétences nécessaires, il peut devenir responsable d’un département au sein de l’entreprise. Il peut par exemple devenir responsable RH s’il a suivi un cursus relatif à ce domaine.

Un profil senior, avec une grande expérience et les qualifications requises, peut prétendre au titre de directeur administratif et financier (DAF). 

Il est alors chargé de la gestion globale des finances et de l’administration de la société pour laquelle il travaille. Certains office managers n’hésitent pas à suivre une formation complémentaire pour acquérir les savoir-faire requis à cette évolution professionnelle.

Là aussi, si l’office manager présente un profil qualifié et expérimenté, il peut prétendre sans difficulté à une position de cadre en devenant secrétaire général de l’entreprise. Cela demande une grande expertise, ainsi que de gravir les échelons progressivement dans la même structure.